Joindre des fichiers à ses mails est très fréquent pour communiquer en entreprise, et auprès de votre cercle privé. Pourtant, vos collègues, vos amis ou votre famille ont tout à gagner à utiliser avec vous le partage de fichier sur le cloud. Voici quelques arguments et bonnes raisons pour les convaincre.
Le partage de fichiers sera limité aux seuls destinataires autorisés à consulter le document.
Alléger vos boites mails :
Avec le cloud, fini les pièces jointes trop volumineuses et les boîtes mails saturées. Le cloud élargit vos possibilités de partage en permettant l’envoi de documents plus lourds et évite ainsi de saturer votre boîte email et/ou celle de vos destinataires. En remplaçant les fichiers joints par un simple lien vers le cloud, les boîtes de messagerie s’allègent, votre espace disque se libère et à plus grande échelle c’est tout le système informatique de l’entreprise qui vous remerciera.
Être sûr de de bien envoyer le document :
Boîte mails pleine, antivirus, filtres spam, fichier trop volumineux… Les règles de sécurité sont nombreuses et peuvent empêcher votre destinataire de recevoir votre précieux document. En envoyant le lien de votre fichier – auparavant déposé sur le cloud – dans le corps du mail aucun risque de non délivrance. Enfin, ce sera aussi une pratique précieuse pour ne pas oublier de joindre réellement la pièce jointe à votre mail ;).
Travailler de manière collaborative et maîtrisée :
Le cloud est l’un des principaux outils permettant un travail collaboratif. Terminé le va-et-vient de fichiers envoyés par mail, les corrections sur un document déjà corrigé, les erreurs de version… Avec un document sur le cloud, chaque personne autorisée pourra collaborer sur le même fichier simultanément et apporter des modifications en temps réel. Les suivis de modification, et l’historique permettront tout retour en arrière si besoin est !
Le partage de fichiers sera limité aux seuls destinataires autorisés à consulter le document, alors qu’il est tellement facile de transférer un email avec pièce-jointe à des destinataires non-autorisés.
Partager un document de manière sécurisée :
Le cloud permet de sécuriser vos données par plusieurs moyens : la mise en place d’une authentification multi-facteurs, le chiffrement des données, l’installation de contrôles d’utilisation granulaires qui permettent par exemple d’empêcher l’impression, le copier/coller, le téléchargement…
Pourquoi continuer d’envoyer des pièces-jointes dans un mail ?
La fonction intéressante qui semble subsister en faveur de l’envoi d’une pièce jointe par mail, est liée à la fonction d’envoi de mail différé et dans le cas où la pièce jointe pèse moins de 2 Mo et s’adresse à une liste restreinte d’utilisateurs.
Bien que l’email et ses pièces jointes soient encore le moyen de communication le plus répandu, celui-ci atteint peu à peu ses limites au profit d’autres outils de communication comme le cloud. N’hésitez pas à faire appel à nous pour accompagner votre transformation digitale et convertir les plus récalcitrants, ATTITUDE SI dispose d’experts dans le travail collaboratif et la mise en place de plateformes cloud et collaboratives, telles qu’Awingu, Microsoft 365, ou Google Cloud.
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